Otelinize yapacağınız en büyük yatırımlardan birisi kuşkusuz Otel Yönetim Sistemi. İşte oteliniz için bir yazılım almadan önce mutlaka göz önünde bulundurmanız gereken 9 madde:
- Web tabanlı ve bulut teknolojisine sahip mi?
Bulut destekli web tabanlı sistemler hem ek bir donanım gerektirmediği için hem de tüm güvenlik, yedekleme işlemlerine bütüncül bir çözüm getirdiği için üzerinizdeki iş yükünü önemli ölçüde azaltır.
- Büyümeye açık mı?
Her ne kadar otelinizin bugünkü kapasitesine göre bir yazılım alacak olsanız da otelinizin birkaç yıl sonraki halini de göz önünde tutmalısınız. “Artacak oda sayısını karşılayabilir mi?”, “SPA, restoran, spor salonu yönetimi gibi ek modüllere sahip mi?”, “Büyük otellerde kullanılıyor mu?”, “Özel yazılım gereksinimlerini karşılıyor mu?” gibi sorulara aldığınız yanıtlar geleceğe güvenle bakmanızı sağlayacaktır.
- Çok fazla donanıma ve başka yazılım lisanslarına gereksinim duyuyor mu?
Alacağınız yazılımın maliyetini hesaplarken yazılımın üzerinde çalışacağı sunucu, veri tabanı, işletim sistemi gibi öğeleri de hesaba dahil etmeniz gerekir. Eğer bunları hesaba katmazsanız sunucunun soğutulmasından veri tabanının yedeklenmesine kadar pek çok detay ileride karşınıza bir maliyet kalemi olarak çıkacaktır.
- Diğer yazılım, servis ve uygulamalarla entegre çalışıyor mu?
Otel yazılımlarının sektörün bugünkü yapısı gereği online acenteler, rezervasyon sistemleri ve konaklama uygulamalarıyla entegre çalışması gerekir. Kanal yönetimi, kapı kilit entegrasyonları, Yazarkasa entegrasyonları, santral sistemi entegrasyonları ve benzeri üçüncü parti yazılımlarla olan iletişiminin iyi olması satış ve işleyiş açısından önemlidir.
- Müşteri destek birimi düzgün çalışıyor mu?
Kullanacağınız sistem ne kadar iyi geliştirilmiş ve kullanıcı dostu olursa olsun başlarda daha çok, ilerleyen zamanlarda biraz daha az müşteri desteğine gereksinim duyacaksınız. Eğer böyle bir zamanda beklediğiniz desteğe ulaşamazsanız sorununuz çözümsüz kalacaktır. Bu nedenle alacağınız sistemin müşteri hizmetleri ve destek koşullarını iyice araştırmanız ileride başınızın daha az ağrımasını sağlayacaktır.
- Yaygınlıkla kullanılıyor mu?
Bir yazılımın en iyi testi gerçek yaşamdaki kullanımıyla olur. En iyi mühendisler tarafından da geliştirilmiş olsa yaygın olarak kullanmayan yazılımlar gerçek kullanıcıyla buluştuklarında uyum sorunları yaşayabilirler. Bu nedenle almayı planladığınız yazılımın pazar payını ve sektördeki kullanıcı sayısını göz ardı etmemeniz gerekir.
- Mobil uyumlu mu?
Hem kullanıcılar hem de otel yöneticileri açısından sistemin mobil uyumlu olması büyük bir avantaj sağlayacaktır. Otelin dışındayken cep telefonu veya tabletten raporlara erişilebilmesini artık bir lüks değil çağın gereği olarak düşünmek gerekir.
- Verilerinizin güvenliğini garanti ediyor mu?
Kullandığınız sistem ne kadar iyi özelliklere sahip olursa olsun sizin için en temel öğe güvenlik olmalıdır. Veri güvenliği ile ilgili yaşanacak bir sorun yalnızca otel yazılımındaki verileri değil otelinizin prestijini de önemli ölçüde olumsuz etkileyecektir.
- Olumlu referanslara sahip mi?
Satın alacağınız sistemi daha önce kullanmış olan kişilerin gözünden değerlendirmek ve müşteri referanslar ile iletişim kurmak ileride yaşayacağınız olası sorunlar hakkında size bilgi verecektir.